Já imaginou o que você poderia fazer com duas horas extras por dia? Um novo projeto para a sua casa? Escrever um livro? Aquela aula de dança? Aprender a pintar? Abrir o próprio negócio? Descansar?

Uma organização eficiente de atividades e tarefas pode ser a chave para conseguir esse tempo extra.
Na semana passada começamos a falar sobre esse assunto. Enfatizamos a importância de priorizar as atividades importantes e não urgentes como forma de obter, a médio e longo prazo, uma vida mais tranquila, sem tantas urgências e distrações que nos tiram do caminho de nossas metas.

Nesta semana apresentamos cinco dicas para gerenciar melhor o seu tempo. Essas técnicas são bastante conhecidas no meio executivo, mas vale a pena repetí-las até que se tornem hábitos…bons hábitos.

1. Mantenha uma lista de tarefas atualizada diariamente

Todos os dias, antes de dormir, escreva e atualize a sua lista de tarefas. Essa lista deve conter apenas as tarefas necessárias para caminhar na direção dos seus objetivos. A ordem deve ser: primeiro escreva os seus objetivos segundo sua prioridade em importância, depois, dentro de cada objetivo, escreva as tarefas respectivas. Comece com as tarefas que são importantes para aquele objetivo e que não são urgentes. Essas devem corresponder a 50% do total das tarefas daquele objetivo e devem ser executadas primeiro. Os outros 50% das tarefas devem ser as importantes e urgentes. As tarefas não importantes para o objetivo anote em outra lista (elas serão executadas apenas se sobrar tempo).

2. Não fique no limbo entre começar ou não uma tarefa

Tem gente que fica preocupada com o que tem que fazer muito antes de começar…mas nunca começa. Lembre-se que você tem uma lista do que fazer. Uma vez que você tenha escrito uma tarefa, não pense naquilo até que chegue a sua vez de ser executada. Quando chegar esse momento, não espere “inspiração”, ou qualquer outra “condição ideal” para começar. Não pense…simplesmente comece a trabalhar! Procrastinar é um dos piores inimigos do seu tempo. Você não faz o que tem que fazer e, ao mesmo tempo, também não aproveita aquele tempo “vago” com qualidade, pois está preocupado com o que “deveria” estar fazendo. Assim, não pense, não dê chance para o “procrastinador cheio de desculpas” dentro de você. Simplesmente confie no seu planejamento e mergulhe de cabeça na execução das tarefas no momento programado. Lembre-se que deve existir um momento programado para o lazer também. Você verá como ele será muito mais agradável!

3. Divida grandes tarefas em muitas tarefas pequenas

Uma das “razões mentais”, ou justificativas usuais, para desistir ou adiar algumas tarefas é o “tamanho” delas. Parecem “impossíveis”! A solução para isso é simples: divida grandes tarefas em muitas pequenas atividades. Comemore a conclusão de cada uma delas! Mais cedo ou mais tarde você conseguirá concluir o trabalho “impossível”.

4. Evite o perfeccionismo

A busca insana pela perfeição pode tornar a execução de uma tarefa extremamente lenta. Na verdade, ela pode até adiar indefinidamente a sua conclusão. Nada parece bom o suficiente. Nada parece concluído. Todos nós temos essa tendência, especialmente nas tarefas que mais nos parecem importantes. Como solucionar esse problema? Antes de começar a tarefa, defina um padrão realista, baseado em necessidades racionais para as metas. Isso servirá como controle de avaliação de progresso durante a execução e também para determinar o final da tarefa. De forma geral, o resultado da tarefa tem de incluir apenas o que é necessário para o seu objetivo, absolutamente nada mais!

5. Trabalhe com uma tarefa apenas uma vez

A tendência natural da maioria das pessoas é evitar assuntos desagradáveis. Por exemplo, vamos supor que recebemos um email que nos solicita uma avaliação a respeito da demissão, ou não, de um funcionário problemático. Começamos o relatório e colocamos de lado, sobre a mesa. De tempos em tempos olhamos para aquilo, pensamos sobre o assunto, escrevemos alguns parágrafos e colocamos de lado novamente. Fica aquela sensação de incompleto e a preocupação de concluí-lo…uma outra hora. Isso consome tempo “e neurônios” de outras tarefas. A solucão é: ao receber uma tarefa, faça uma rápida avaliação do tempo e recursos necessários para executá-la. Primeiro decida se ela será executada. Em caso afirmativo, execute-a imediatamente ou defina exatamente quando irá executá-la. Comece a tarefa no tempo determinado e siga até a sua conclusão. Encerre o assunto e parta para outras tarefas.

Obviamente existem várias outras técnicas interessantes. Porém praticar e adotar estas cinco já será um ótimo começo para ganhar mais tempo!